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Les commissions du HBM

La structuration du club va continuer par le maintien et le renforcement de ce système de commission débuté réellement en janvier dernier. Après plusieurs réunions ayant plutôt pour but de cadrer l'organisation et le fonctionnement de chacune des commissions, maintenant, nous pouvons nous atteler à les faire vivre pleinement au cours d'une saison sportive.   

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Il y a donc 10 commissions au HBM :

⚫ 3 "fermées", accessibles seulement pour les membres du CA

⚫ 7 "ouvertes", accessibles par tout adhérent et bénévole du club de +16 ans

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En voici le listing et les descriptions :  

Commissions « fermées » :

Accessibles seulement aux membres du CA.

  • La Commission Emploi est chargée de la gestion des divers emplois du club : recrutement, suivi, administratif (BPJEPS, service civique, éducateur sportif). Elle fait les bilans annuels avec les salariés, leur construit un emploi du temps, gère le suivi des heures, propose à la commission finance les évolutions salariales. Cette commission gère également le plan de formation des salariés.
  • La Commission Finances est chargée de l’aspect financier de l’association, autant dans la trésorerie générale quotidienne, dans le suivi permanent de la compatibilité par rapport au budget prévisionnel que dans la réalisation plus complexe de la compatibilité analytique permettant d’en ressortir les bilans et comptes de résultats annuellement. Ainsi, on trouve : les demandes de subventions, les éditions de factures, l’édition des devis, les attestations de paiement, les reçus de dons, le cadrage et la promotion des dons de particuliers, les abandons de frais, les remboursements de frais et les salaires (charges sociales et patronales). A cela s’ajoute les encaissements, les règlements les rapprochements comptables.
  • La Commission Discipline est chargée de la gestion des conflits et débordement d’adhérents du club. Elle est également en lien avec les amendes liées aux sanctions prononcées par les commissions disciplines départementale et régionale.

- Directeur Sportif - Membre du BD - Responsable commission d’arbitrage 

 

Commissions « ouvertes » :

Accessibles à tous les +16 ans du HBM.

  • La Commission Arbitrage est chargée de gérer au quotidien les arbitres du club, seniors et jeunes arbitres. Elle doit également essayer impliquer dès le plus jeune âge les joueurs dans cette démarche pour trouver et former des futurs arbitres, notamment par l’intermédiaire de l’école d’arbitrage. La commission a en charge, le suivi des arbitres (quotas à réaliser, désignations pour les matchs jeunes, suivi des formations, tutorat, suivi en match). Cette commission est en charge de proposer au BD les besoins (matériels, évènements).
  • La Commission Communication chargée de la diffusion en interne et en externe de l’information liée à l’association, de la promotion du Handball Mothais. Cela passe également par la prise de photos et vidéos régulière. (Diffusion via les pages Facebook, Twitter, Snapchat, Instagram,Tik Tok ? le site internet du club. Ceci se fait en lien avec le service civique quand il y en a un.). La commission est libre de proposer de nouveaux moyens de communications (newsletter, calendrier de l’avent, calendrier, album du club etc). Elle créé les supports papiers à destination des parents (dossier parent, visuels kakémonos etc).
  • La Commission Sportive réunit les entraineurs et le(s) salarié(s). Elle permet une formation et un suivi interne des encadrants d’équipes. Ce groupe de travail s’assure également de la mise en formation fédérale des entraineurs lorsque cela est possible.
  • La Commission Partenariats/Mécénat est chargée des relations avec les partenaires (relances & créations de partenariats, organisation des temps partenaires (pots et autres). Cette commission a en charge la création des offres partenariales du club (prospectus etc). Elle a en charge de créé la « carte des partenaires » le détail des avantages octroyés. Elle se met en lien avec la commission communication pour planifier des campagnes des promotions des partenaires (repartages, publications dédiées, offres promotionnelles ponctuelles etc).
  • La Commission Licences/Adhésions est chargée de rentrer les licences des adhérents, de gérer la mise en forme du dossier d’adhésion et l’organisation de la collecte, le suivi et les relances pour les dossiers incomplets.
  • La Commission Match/Salle/Buvette est chargée de l’organisation et de la gestion de la table de marque et des responsables de salle. Elle est également chargée de l’installation de la salle, banderoles, rangement et du développement de l’ambiance lors des matchs (chants, percussion, bangoclaps...). De plus elle gère les stocks, l’installation et le rangement de la buvette et la transmission de la caisse à la commission finances. La gestion et la planification des tâches des parents référents font également partie de cette commission.
  • La Commission Événementiel est chargée de l’organisation des temps conviviaux du club (repas, journées familles, barbecue des familles, Hand en Herbe, Rassemblement MiniHand etc) et d’évènements lucratifs (lotos, marchés, marche gourmande etc).

La formalisation de ces commissions a pour objet d’offrir une réelle visibilité du travail entreprit jusqu’à aujourd’hui. Il s’agit maintenant d’agir de concert dans le cadre d’actions connues de tous, sous le pilotage d’un responsable désigné. Un organigramme des bénévoles au sein de l’association est à mettre en place chaque début de saison. Celui-ci devra indiquer la liste des membres du BD, du CA et les participants aux différentes commissions. La formation progressive des bénévoles dans leur domaine d’actions est à proposer et encourager systématiquement.  

 

Fonctionnement et organisation des commissions :

Chaque commission est disposée de la manière suivante :

  • 1 responsable
  • Au moins 1 membre bénévole actif
  • Éventuellement les salariés selon les missions de la commission
  • Les commissions ont une certaine autonomie qu’il faut définir au cas par cas.
  • Les membres de chaque commission à l’initiative du responsable de ladite commission, se réunissent à minima 1 fois tous les 2 mois (avant la chaque CA).
  • Des réunions plus régulières de suivi peuvent être réalisées suivant les missions des commissions. Les réunions pouvant être réalisées en visio et en présentiel lorsque cela est possible.
  • Les membres de chaque commission doivent pouvoir communiquer le plus efficacement possible. Il convient donc au responsable de mettre en place un système de communication rassemblant tous les membres de la commission (groupe FB, What’s App ou autre).
  • Le responsable est garant du fait qu’un compte rendu soit transmis au CA avant chaque réunion.

  Valorisation

  • La bienveillance envers tous les membres des commissions est à promouvoir.
  • Il faut avoir à l’esprit que le responsable ne doit pas tout réaliser, mais il a la charge du suivi des missions de la commission.
  • Chaque membre doit dès le début de son engagement (au moyen de la fiche Charte d’engagement bénévole) exprimer son désir de participer à la vie du club à la hauteur qu’il juge possible.
  • Au cours de la saison, des temps conviviaux sont à créer pour remercier et échanger avec tous les membres au sein de chaque commission.
  • Au cours de la saison, des temps conviviaux sont à créer pour remercier et échanger avec tous les membres de toutes les commissions.

  Démarche de formation

Les bénévoles et salariés composant les commissions doivent être amenés à participer à des formations internes au club ou proposer par d’autres instances (CDOS, Comité 79, Ligue Nouvelle Aquitaine etc), en lien avec leurs souhaits de progression.   Budget des commissions :

  • Un budget peut être prévu pour chaque commission afin d’organiser des temps conviviaux pour les membres.
  • Certaines commissions pourront avoir besoin d’achat de matériel, location de matériel, intervention de prestataire etc : il faudra demander au BD l’autorisation d’achat en lien avec le budget.
  • Si une dépense est jugée régulière et obligatoire, il sera possible d’une saison à l’autre d’allouer un budget plus conséquent à la commission d’office, dès le début de la saison.

 

Aucun événement

Les membres déjà inscrits sur le site de votre club :

  • 1 Président
  • 6 Dirigeants
  • 5 Entraîneurs
  • 3 Arbitres
  • 49 Joueurs
  • 31 Supporters